Política de Tratamiento de Datos Personales de ScanPet

1. Identificación del responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recolectados mediante ScanPet es:

• Nombre o razón social: [nombre completo de la persona natural o empresa responsable].
• Domicilio: [municipio y departamento, Colombia].
• Dirección de contacto: [dirección física o electrónica habilitada para notificaciones].
• Correo electrónico para consultas y reclamos: [correo oficial de contacto].
• Teléfono de contacto: [número de contacto].

En adelante, este responsable se denominará «ScanPet».

2. Objetivo

Esta política establece las condiciones bajo las cuales ScanPet recolecta, almacena, utiliza, consulta, actualiza, publica y, cuando corresponda, elimina los datos personales de las personas que registran mascotas mediante etiquetas o llaveros con tecnología QR y NFC.

El tratamiento se realizará conforme a la legislación colombiana aplicable en materia de protección de datos personales, especialmente la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

3. Datos personales recolectados

Durante el registro de una mascota, ScanPet podrá recolectar:

Datos del responsable de la mascota:

• Nombre de contacto.
• Número de teléfono.
• Número de WhatsApp, si se proporciona.
• Correo electrónico.

Información de la mascota:

• Nombre, especie, raza y año de nacimiento.
• Color, características físicas y señas particulares.
• Municipio o zona general de referencia.
• Cuidados e información importante.
• Mensaje personal de la familia.
• Fotografía de la mascota, cuando se proporcione.

Datos de gestión del sistema:

• Código del llavero.
• Identificadores internos de la mascota y de la solicitud.
• Estado del registro.
• Fechas de solicitud, aprobación y actualización.

ScanPet no solicita una dirección exacta de residencia como requisito del registro. Se recomienda utilizar únicamente una ubicación general que no exponga innecesariamente la privacidad del responsable.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos podrán utilizarse para:

1. Crear y administrar las solicitudes de registro de mascotas.
2. Verificar la información y gestionar la aprobación de los registros.
3. Crear y actualizar las fichas de identificación asociadas a los llaveros QR y NFC.
4. Permitir que una persona que encuentre una mascota pueda consultar la información pública autorizada y contactar a su responsable.
5. Enviar comunicaciones relacionadas con el registro, la aprobación, las actualizaciones y el funcionamiento del servicio.
6. Gestionar reportes relacionados con mascotas encontradas y comunicar esa información al contacto correspondiente.
7. Atender solicitudes, consultas, reclamos y peticiones relacionadas con los datos personales.
8. Mantener la seguridad, integridad y funcionamiento del sistema.
9. Cumplir las obligaciones legales aplicables.

Los datos no deberán utilizarse para finalidades incompatibles con las informadas al titular, ni para publicidad comercial ajena al servicio sin la autorización que corresponda.

5. Publicación de información en las fichas de las mascotas

ScanPet utiliza códigos QR y tecnología NFC para permitir el acceso a una ficha digital de identificación.

Cuando el registro sea aprobado, determinados datos de la mascota podrán mostrarse públicamente a través del enlace asociado al llavero, con el propósito de facilitar su identificación y el contacto con su responsable.

La información pública podrá incluir el nombre de la mascota, su fotografía, especie, raza, año de nacimiento, características físicas, ubicación general, cuidados importantes y mensaje personal, según la configuración de la ficha.

Los datos personales del responsable, como su nombre, teléfono y WhatsApp, solo deberán publicarse cuando exista una autorización específica, informada y verificable para esa divulgación. El correo electrónico no se publicará por defecto sin autorización expresa para hacerlo.

El titular debe tener presente que la información publicada mediante un enlace accesible por QR o NFC puede ser consultada por personas distintas del responsable de la mascota. ScanPet recomienda no incluir direcciones exactas, documentos de identidad, contraseñas ni información privada innecesaria.

6. Fotografías y datos sobre cuidados

Las fotografías se utilizarán para identificar a la mascota y administrar su ficha.

Los campos de cuidados e información importante son opcionales. Se recomienda no incluir información personal sensible del responsable ni datos médicos de personas. La información relacionada con la salud de la mascota deberá limitarse a lo necesario para facilitar su cuidado.

El responsable de la mascota debe contar con autorización para suministrar las fotografías y la información que registre, y procurar que los datos proporcionados sean exactos y estén actualizados.

7. Autorización del titular

Antes de recolectar los datos personales, ScanPet solicitará la autorización correspondiente mediante una casilla de aceptación u otro mecanismo que permita conservar prueba verificable del consentimiento.

La autorización informará las finalidades del tratamiento, los derechos del titular, la identidad del responsable y sus canales de contacto.

La autorización general para administrar el registro no debe interpretarse como autorización ilimitada para publicar datos personales en internet. Cuando sea necesario, se solicitará una autorización adicional para mostrar públicamente el teléfono, WhatsApp, correo electrónico u otros datos de contacto.

8. Derechos de los titulares

De acuerdo con la legislación colombiana, el titular de los datos personales tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Conocer, previa solicitud, el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar consultas y reclamos ante el responsable del tratamiento.
5. Solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de los datos cuando proceda legalmente.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
7. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se han vulnerado sus derechos, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo que corresponda.

Estos derechos se ejercerán de acuerdo con los requisitos, excepciones y procedimientos establecidos en la ley.

9. Procedimiento para consultas y reclamos

El titular podrá presentar solicitudes al correo electrónico [correo oficial de contacto], indicando en el asunto «Protección de datos personales – ScanPet».

La solicitud deberá incluir, según corresponda:

• Nombre completo del solicitante.
• Medio de contacto para recibir la respuesta.
• Descripción clara de la consulta o solicitud.
• Identificación suficiente del registro o de la mascota relacionada, sin aportar información innecesaria.
• Documentos que permitan acreditar la identidad o representación cuando sea necesario.

Consultas: se atenderán dentro de los términos legales aplicables, que en general contemplan un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles adicionales cuando se informen las razones de la demora.

Reclamos: se atenderán dentro de los términos legales aplicables, que en general contemplan quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales cuando corresponda y se informe la causa.

Si el reclamo está incompleto, se solicitará la información necesaria conforme al procedimiento previsto por la ley.

10. Almacenamiento y seguridad

ScanPet implementará medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger los datos contra pérdida, alteración, consulta, uso o acceso no autorizado.

La información podrá almacenarse y procesarse mediante servicios tecnológicos utilizados para el funcionamiento de ScanPet, incluidos Google Sheets, Google Drive, Google Apps Script y Cloudflare Pages, según la función que cumpla cada servicio.

El uso de estos proveedores no elimina las obligaciones de protección de datos aplicables. El responsable deberá revisar las condiciones contractuales, los accesos, las medidas de seguridad y las condiciones de tratamiento o transferencia internacional que correspondan.

11. Conservación y eliminación de datos

Los datos se conservarán durante el tiempo razonablemente necesario para gestionar el registro, mantener la identificación de la mascota, atender solicitudes relacionadas con el servicio y cumplir obligaciones legales o contractuales.

Cuando la información deje de ser necesaria para las finalidades autorizadas y no exista una obligación legal o contractual que justifique su conservación, se procederá a su eliminación o a la medida que legalmente corresponda.

Las solicitudes pendientes, los registros aprobados y los registros cancelados podrán requerir períodos de conservación diferentes. ScanPet deberá definir y aplicar los plazos correspondientes de acuerdo con sus necesidades legítimas y las normas aplicables.

12. Uso de enlaces QR y NFC

Los códigos QR y las etiquetas NFC permiten acceder a una dirección web asociada a una ficha de identificación.

La lectura del código o de la etiqueta no debe entenderse, por sí sola, como autorización para recolectar datos personales adicionales. Cualquier información de ubicación, dispositivo u otra información que se recolecte durante el uso del servicio deberá tener una finalidad informada y una base jurídica válida.

Cuando se utilice una función para reportar una mascota encontrada, ScanPet podrá tratar la información que el usuario decida suministrar para comunicar el hallazgo al responsable. La ubicación precisa solo deberá solicitarse cuando sea necesaria para esa función y después de informar al usuario de su uso.

13. Tratamiento de datos de menores de edad

ScanPet está dirigido al registro de mascotas por parte de sus responsables. Si se llegaran a recolectar datos personales de niños, niñas o adolescentes, su tratamiento estará sujeto a las reglas especiales aplicables, al respeto de sus derechos y a las autorizaciones y garantías que correspondan.

Se recomienda no incluir nombres, fotografías ni otros datos de menores en mensajes públicos o fichas de mascotas cuando no sean necesarios.

14. Modificaciones de esta política

ScanPet podrá actualizar esta política cuando sea necesario por cambios legales, tecnológicos u operativos.

Las modificaciones sustanciales relacionadas con la identidad del responsable o con las finalidades del tratamiento se comunicarán a los titulares por medios razonables y antes de su implementación, cuando así lo exija la normativa aplicable. Cuando un cambio requiera una nueva autorización, esta será solicitada.

15. Vigencia

La presente política entra en vigencia el [día/mes/año] y se mantendrá aplicable durante el tiempo en que ScanPet trate datos personales bajo su responsabilidad, sin perjuicio de sus actualizaciones.